¿Qué es realmente urgente?
Cuando todo es urgente, nada lo es
Priorizar no es ordenar una lista de tareas. Es una decisión de negocio: elegir en qué se invierten recursos que siempre son finitos (tiempo, presupuesto, talento y atención) para obtener el mayor valor posible.
En mis años coordinando proyectos de marketing digital, web, apps y BTL, con equipos que llegaron a manejar decenas de formatos de entregable al mismo tiempo, aprendí que los proyectos rara vez fracasan por falta de esfuerzo. Fracasan porque el esfuerzo se reparte entre demasiadas cosas a la vez, y lo realmente importante se queda a medias.
Sin una priorización clara pasan tres cosas:
- El equipo cambia de tarea constantemente. Cada cambio de contexto cuesta tiempo y concentración, aunque nadie lo registre en el cronograma.
- Los entregables se acumulan al 80%. Mucho avance, poco terminado, y nada que mostrarle al cliente.
- Cada involucrado empuja su propia urgencia. Y gana quien grita más fuerte, no lo que más valor aporta.
Tres herramientas que sí funcionan
No existe un método perfecto, pero estas tres herramientas cubren la mayoría de los escenarios y son fáciles de explicar a cualquier equipo o cliente.
MoSCoW
Clasifica cada requerimiento en Must (indispensable), Should (importante), Could (deseable) y Won't (no en esta etapa). Ideal para definir el alcance de un lanzamiento con el cliente.
Valor vs. esfuerzo
Ubica cada tarea según el valor que aporta y el esfuerzo que exige. Lo de alto valor y bajo esfuerzo va primero; lo de bajo valor y alto esfuerzo se cuestiona.
Matriz de Eisenhower
Separa lo urgente de lo importante. Lo importante y no urgente es donde se previenen las crisis, y suele ser lo primero que se sacrifica.
Cómo lo aplico en un proyecto real
Las herramientas solo sirven si se convierten en un hábito del equipo. Este es el proceso que sigo:
01. Alinear el objetivo de negocio
Antes de ordenar tareas, todos deben estar de acuerdo en qué significa «éxito» para este proyecto. Sin ese criterio, cualquier priorización es una opinión.
02. Juntar todo en un solo tablero
Correos, mensajes, juntas y peticiones de pasillo terminan en un mismo backlog visible para todos. Lo que no está en el tablero no existe.
03. Clasificar con un criterio acordado
MoSCoW, valor contra esfuerzo o el que mejor encaje, pero el mismo para todos. Así la discusión deja de ser personal y se vuelve objetiva.
04. Decir «todavía no» con datos
Rechazar o posponer una petición es más fácil cuando puedes mostrar qué se movería si entra. Cada «sí» nuevo tiene un costo, y el equipo merece verlo.
05. Revisar en cada ciclo
Las prioridades cambian porque el mercado, el cliente y los datos cambian. Revisarlas al inicio de cada sprint mantiene el plan vivo sin volverlo caótico.
Un buen plan no es el que incluye todo, sino el que deja claro qué se entrega primero y por qué.
― Roberto Hidalgo C.
Priorizar también es liderar
Al final, priorizar es una forma de proteger al equipo y al cliente. Al equipo, porque le da foco y le permite terminar lo que empieza. Al cliente, porque recibe primero lo que más impacto tiene en su negocio.
La próxima vez que tu lista de pendientes parezca imposible, en lugar de preguntarte cómo hacer todo, pregúntate qué es lo único que, si lo terminas esta semana, hace que todo lo demás sea más fácil. Ahí empieza una buena priorización.
¿Tu proyecto necesita foco?
Soy Project Manager Senior con más de 15 años coordinando proyectos digitales, web, apps y BTL. Platiquemos.